چرا مایکروسافت شیرپوینت مناسب است؟

چرا مایکروسافت شیرپوینت مناسب است؟

شیرپوینت از سال ۲۰۰۱ توسط کمپانی مایکروسافت وارد بازار شرکت های نرم افزاری شد. در حال حاضر نسخه ۲۰۱۹ آن وارد بازار شده است. اولین بار سیستم اولیه مایکروسافت شیرپوینت برای مدیریت اسناد و مدیریت محتوا مورد استفاده قرار گرفته است. اما با گذشت زمان و کاربرد آن در شرکتهای مختلف، قابلیت های جدید و بیشتری به آن اضافه شد. Sharepoint ابزاری قدرتمند برای مدیریت و ایجاد ساختاری منظم برای اسناد، مدیریت محتوا، اشتراک گذاری دانش با ایجاد یک فضای تعاملی انعطاف پذیر و قوی می باشد. امکان جستجو، بازیابی افراد و اطلاعات را در اختیار سازمان و شرکت ها قرار داده است. همچنین باتوجه به ساختار یکپارچه، ایمن و قدرتمند آن کابران براحتی می توانند با صرف هزینه های زمانی کمتر و سریعتر به امور روزانه خود رسیدگی نمایند.

Sharepoint دارای یک ساختار پلتفرمی می باشد. لذا ایجاد سیستم مدیریت دانش KM، مدیریت اسناد DMS، پورتال سازمانی، مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPMS به سادگی امکان پذیر شده است. حتی مناسب برای تعاملات تیمی، شبکه های اجتماعی، اکسترانت، وب سایت ها، جستجوی سازمانی و هوش تجاری می‌باشد.  ساختار فرآیند و توسعه پذیری آن امکان یکپارچه سازی با سایر سیستمها  را آسانتر کرده است. و از این طریق اتوماسیون سازی گردش کارها و فرآیندها ساده تر شده است.

تاریخچه مایکروسافت شیرپوینت

 

روند توسعه و کارآمدی مایکروسافت شیرپوینت و گستردگی ارتباط و یکپارچگی آن با سایر ایزارهای زیرساختی و نرم افزارها، موجب شده تا مدیران برای موفقیت سازمان خود آن را به عنوان یکی از زیرساخت های اصلی انتخاب نمایند. مطابق با آمار شرکت مایکروسافت روزی معادل بیست هزار نفر کاربر به آن اضافه می شوند. و تا امروز بیش از ۱۰۰ میلیون کاربر فعال در سطح دنیا از شیرپوینت استفاده می نمایند. Sharepoint توسط ۷۸درصد از ۵۰۰ کمپانی لیست Fortune 500 استفاده می شود.

باتوجه به اینکه این محصول متعلق به کمپانی Microsoft میباشد. لذا ابزارهایی مانند CRM ، ERP ، مجموعه Office و اکسچنج … به راحتی با این محصول قابلیت یکپارچه شدن دارد. و همچنین باتوجه به API ها و قابلیت های توسعه، زمینه مناسبی را برای توسعه دهندگان فراهم کرده است. به عنوان یک بستر برنامه‌سازی، شیرپوینت دارای یک هسته مدیریتی و کنترل‌های امنیتی لازم جهت پیاده سازی نیازمندی‌های سازمان می باشد. بستر شیرپوینت مستقیما درون وب سرور IIS قرار می‌گیرد.

دایره شیرپوینت (چرخ شیرپوینت)

سایت Site:

ایجاد یک محیط کاری به راحتی و بدون نیاز به داشتن دانش خاص و پیچیده ای در مایکروسافت شیرپوینت ایجاد میشود. این سایت ها می تواند کل سازمان یا در اختیار مجموعه ای از افراد با کاربرد های مختلف قرار گیرد.

ارتباطات و انجمن ها (Communities)

انجمن ها مکان هایی می باشد که در آن با استفاده از مجموعه ای از ابزارهای مختلف، ارتباطات و درک اتفاق می افتد. ان ها می توانند حول یک موضوع شکل گیرند و در ارتباط با یک موضوع و اطلاعات مشترک، توسعه یافته و به صورت الکترونیکی مدیریت شوند.

نمونه هایی از انجمن های کار شده با شیرپونت عبارتند از:

تابلو خبر، وبلاگ ها، بلاگ ها، لیست وظایف، تقویم جلسات، مدیریت اسنادDMS

قابلیت جستجو(Search):

شیرپوینت دارای یک موتور جستجو همانند سایت گوگل یا یاهو می باشد. که به شما این امکان را می دهد نیاز خود را نه تنها در موضوع پیدا کرده بلکه امکان جستجو در متن یا سایر اطلاعات و فایل ها فراهم می نماید. باتوجه به میزان جستجوها، رنک گرفته و در جستجوهای ابتدایی نمایش داده می شود. این جستجوها بر پایه کلمات کلیدی، پالایش اطلاعات و تحلیل محتوا می باشند. همه این فعالیت ها بر اساس میزان سطوح دسترسی افراد طبقه بندی شده و امنیت آن ها بالا می باشد.

برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید

محتوا(Content):

در پلتفرم شیرپوینت این امکان وجود دارد تا اسناد، اطلاعات و محتوای تولید شده  را با یک ساختار مشخصی ذخیره، جستجو، ویرایش، مدیریت، ردیابی و بازیابی و به اشتراک بگذارید. بوسیله ابزار کتابخانه و لیست ها این اطلاعات از قبیل متن، هر نوع فایل عکس، ویدیو، ورد، اکسل یا pdf قابل نگهداری و دسته بندی می باشد.

بینش تجاری و هوشمندی(Insights):

شما می توانید با استفاده از ابزارهای گزارش ساز، داشبوردهای مدیریتی ساخته و از اطلاعاتی که برای شما موثر و مفید می باشد نمایه های متفاوتی ایجاد نمایید. و این داشبوردها به بهبود اثربخشی و کارایی اطلاعات کمک نموده و در تصمیم گیری های سازمانی بسیار موثر می باشند.

نمونه های از ابزارهای تولید داشبوردهای مدیریتی در شیرپوینت به شرح زیر است:

PerformancePoint، Microsoft Excel Services، Microsoft Visio Services، Chart Web Part، Web Analytics

ترکیبی (Composite):

در Sharepoint نیاز نیست که برنامه نویسی نمایید. تا حد ممکن امکان یکپارچه سازی داده ها، اسناد و فرآیندها بدون نیاز به برنامه نویسی فراهم می باشد. این ابزار به گونه طراحی شده است که افراد با کمترین دانش برنامه نویسی به سرعت برنامه های مورد نظر خود را تولید نمایند. همچنین قابلیت یکپارچه سازی آن با آفیس، اتصال و امکانات گسترده تری را برای کاربران فراهم کرده است.

کاربردهای مایکروسافت شیرپوینت:

مدیریت محتوای سازمانی و مستندات

اغلب برای ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد DMS از شیرپوینت استفاده می شود. در واقع سازمان ها برای نگهداری اسناد و اطلاعات خود بصورت الکترویکی و جلوگیری از هدررفت کاغذ از مایکروسافت شیرپوینت استفاده می نمایند. قابلیت ذخیره سازی، ویرایش، ردیابی و قابلیت های دسترسی متفاوت موجب کاهش بروکراسی در سازمان ها می شود.

اکسترانت پورتال

باتوجه به تنظیمات متفاوت، پسورد و رابط کاربری وب، کاربران می توانند در محیط خارج از سازمان خود به بخشی از داده ها یا همه داده های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. کابران می توانند پرسنل شرکت، مشتریان، همکاران، کارفرمایان و … باشند. به این محیط خارج از سازمان اکسترانت می گویند. با توجه به امکان Alternate Access Mapping  کلیه کاربران داخلی و خارج از سازمان می توانند از طریق لینک آدرسهای اختصاصی خود به شیرپوینت وصل شوند. و هر کدام با هویت های متفاوت (Authentication) به سیستم دسترسی پیدا کنند.

پورتال اینترانت یا داخلی:

همان پورتال سازمانی است که برای دسترسی متمرکز به اطلاعات از طریق شبکه شرکت است. پورتال شیرپوینت ابزاری جهت تسهیل مدیریت داده ها، اسناد و اطلاعات سازمان می باشد. این ابزار منجر به به تسهیل مدیریت وظایف، افزایش انگیزه و تعهد پرسنل، مرکزیت داده و فرآیندها، کاهش هزینه های نیروی کار و به اشتراک گذاری دانش بدست آمده در یک سازمان یا شرکت می باشد.

سایت اینترنتی

با استفاده از انتشار یا publish کردن ویژگی شیرپوینت، امکان ایجاد سایت های عمومی و بزرگ وجود دارد.

چارچوبی برای تولید سیستم های نرم افزاری

همانند سایر محصولات مایکروسافت شیرپوینت بر روی چارچوب ASP.Net تولید شده است. با ایجاد لایه اضافه تر، شما در تولید نرم افزارهای جدید، کمتر به سفارشی سازی و کد نویسی نیاز پیدا خواهید کرد.

تنظیمات و سفارشی سازی در Microsoft Sharepoint

تنظیمات تحت وب

شیرپوینت از نسخه ۲۰۱۰ به بعد رابط کاربری ریبون را ایجاد کرده است و همانند نسخه های آفیس ظاهری یکسان دارند. لذا این امکان موجب شده تا کاربران به سادگی با صفحات این ابزار کار کنند.

مایکروسافت شیرپوینت دیزاینر

دیزاینر یا SharePoint Designer) SPD) یک ویرایشگر HTML جهت طراحی وب، سایت‌ها و صفحات می باشد. این ابزار به صورت رایگان و تحت ویندوز می باشد. از آن برای ایجاد و تغییر سایت ها، گردش کارها و صفحات شیرپوینت استفاده می شود.

یکپارچه سازی و مدل های توسعه

Client Object Model شیرپوینت برای جاوا اسکریپت، سیلورلایت و NET. است. همچنین از طریق REST/SOAP API در دسترس می باشد. می توان از درون یک صفحه سفارشی و یا یک افزونه شیرپوینت مورد استفاده قرار داد.

پلاگین های Sand-boxed توسط هر کاربری که دسترسی لازم را داشته باشد، قابل بارگذاری است. باتوجه به تعریف سطوح امنیتی این امکان در چند لایه مدیریتی قابل برنامه ریزی می باشد. در بیشتر محیط های ابری اشتراکی روش Sand-boxed تنها روش مجاز برای سفارشی سازی شیرپونت است.

افزونه های فارم کد های کاملا مطمئنی هستند که بایستی در سطح فارم نصب شوند.

سفارشی سازی شیرپوینت از طرق ذیل قابل انجام است:

• قالب صفحه و قالب سایت
• یکپارچه سازی برنامه ای با برنامه دیگر با استفاده از شیرپوینت
• توسعه امکانات شیرپوینت مانند سفارشی کردن گردش کار
• وب پارت ها که در پورتال های دیگر با عنوان پورتلت، ویدجت ویا گجت از آن ها نام برده می شود، برای افزودن قابلیت های جدید به صفحات مورد استفاده قرار می گیرند.