چطور بهره‌وری کسب و کار خود را در زمان دور کاری افزایش دهیم؟
بهتر است از اینجا شروع کنیم که طی سالهای اخیر به دلایل مختلف مبحث دورکاری در کشور بوجود آمده است. و از دولت و وزارتخانه ها و سازمانهای بزرگ دولتی تا شرکتها و کسب و کارهای کوچک نیز درگیر موضوعات دورکاری بوده اند. با ورود فناوری اطلاعات و گستردگی کاربردهای آن، ایجاد شیوه‌ای جدید برای کار کردن تحت عنوان «دورکاری»، به میزانی قابل ملاحظه تحت‌تأثیر قرار گرفته است. فلسفه وجودی دورکاری آوردن محل کار نزد کارکنان است.
الگوهای سنتی روش کار، محل کار، زمان کار و سازمان ها و نگرش کارفرماها به دنبال پیشرفت سریع فناوری اطلاعات و ارتباطات درحال تغییر و به روز شدن می باشند. این الزامات و توجه به شرایطی که از بهمن ماه سال ۱۳۹۸ در کشور ایجاد شد. و به دنبال آن شیوع ویروس کرونا، بسیاری از صاحبان کسب و کارها برای حفظ منافع سازمان و ذینفعان خود اعم از منابع انسانی، اقدام به تهیه زیرساخت های جهت دورکاری یا Remote Working نموده اند.
تعاریف بهره‌وری، اثربخشی، کارایی
ابتدا تعریفی از کلمه بهره‌وری Productivity داشته باشیم. بهره‌وری یعنی حاصل جمع اثربخشی (Effectiveness) و کارایی (Efficiency) می باشد. کارایی بصورت کمی اندازه گیری می شود و هدف آن انجام دادنِ درستِ کارها است. اثر بخشی اشاره به استراتژی ها و تعیین جهت دارد و بر روی انجام دادنِ کارِ درست تمرکز دارد. عوامل مهمی در افزایش سطح بهره‌وری سازمان ها موثر است که برخی از مهمترین آنها به شرح ذیل می باشد:
- بهبود کیفی عامل کار و توجه به نقش اساسی منابع انسانی
- بهبود روابط حاکم بین مدیر و کارکنان
- بهبود در به‌کارگیری رهاوردهای فنّاورانه
- توجه و اصلاح عوامل محیطی
- نوآوری و خلاقیت و امکان بروز آن توسط کارکنان
در صورتیکه بتوانیم یک ترکیب بینِ مجموعه عوامل تولید و متناسب با شرایط درونی و برونی سازمانی ایجاد نماییم، در بهره‌وری تغییراتی حاصل می شود. این همان مدیریت بهره‌وری می باشد که اداره کردن مجموعه فعالیت‌هایی است که به منظور ارتقای بهره‌وری انجام می‌گیرد. این فعالیت‌ها شامل برنامه‌ریزی، اجرا، هدایت و هماهنگی برنامه‌های بهبود در سازمان است و بایستی بدانیم که مدیریت بهره‌وری یک فرایند مُستمر و مداوم است.
نیاز است که اینجا تعریفی از دورکاری و تاریخچه آن داشته باشیم:
دورکاری (remote work) که در انگلیس از آن تحت واژه Teleworking و در آمریکا Telecommuting یاد می‌شود حرفه یا شغل نیست بلکه شیوه یا تکنیکی برای کار کردن در محیطی خارج از اداره است. که این شیوه دارای مزایای در سطوح فردی، سازمانی و حتی ملی می باشد.
در این مقاله سعی داریم که شما را با زوایای مختلف دور کاری و ابزارهای آن آشنا کنیم و راهکارهای مجموعه کاریز سی آر ام را در این حوزه ارائه کنیم. در آمریکا، فنلاند و خیلی از کشورهای اروپایی اجرا شده است. اگر این کشورهـا در دورکـاری مـوفق بوده اند بدین علت است که آنها کارمـند دورکار را این گونه تلقی می کنند نه اینکه کارمند برود درون خانه اش بنشیند و کار اداری محوله را انجام بدهد. این رفتار قانونی است و قانون خدمات کشوری در مواد ۳۶، ۳۷ و ۳۸ این اجازه را داده که بخشی از کار کارمند در خارج از محیط اداره باشد.
فهرست مشاغلی که متناسب با دور کاری هستند و امکان کار از راه دور یا انجام کار به شیوه دورکاری را دارند:
مشاغل IT نظیر: برنامه‌نویسی، طراحی صفحات وب، طراحی گرافیکی، خدمات اطلاع‌رسانی، تحلیلگر اطلاعات، ثبت‌کننده اطلاعات، مهندسین، انیمیشین‌سازی، ویراستاری، تولید محتوای چندرسانه‌ای، خدمات تبلیغی، بخش خدمات مشتریان، بازرس، خبرنگار و روزنامه‌نگار، ناظر مالی و بازرس، مترجم، نویسنده، فروش و بازاریابی، مشاوره، حسابداری، دفتردار، تایپیست، کارپرداز، کارهای طراحی و محاسبات در علوم مهندسی نظیر محاسبه و طراحی سازه در مهندسی عمران، طراحی ماشین‌آلات در مهندسی مکانیک و نظایر آنها.
تا اینجا با مباحث کارایی و اثربخشی، بهره‌وری و دورکاری Remote Working آشنا شدیم و متوجه شدیم. که فاکتورهای درونی و بیرونی سازمانی، منابع انسانی و تکنولوژی و فناوری بر تحقق آنها بسیار موثر می باشد. نکته بعدی که بسیار مهم می باشد که چطور ما می توانیم در واحدهای مختلف سازمان دورکاری ایجاد نماییم. از آنجاییکه مجموعه کاریز سی آر ام بر روی یکپارچه سازی سیستم های اطلاعات مدیریت فعالیت می نماید. پس خبر خوب آن است که شما در ادامه این مقاله پی خواهید برد که بسیاری از فعالیت های مهم سازمانی خود را می توانید بصورت راه دور انجام و مدیریت نمایید.
تا اینجا ما دلایل و برخی از مشاغل دور کاری آشنا شدیم، اما ابزارها و راه حل ها چیست؟
ما در این مقاله پیرامون مشاغل بازاریابی، فروش و خدمات صحبت خواهیم کرد. باتوجه به پیشرفت تکنولوژی و رقابت شدید در بین شرکتهای و به طبع آن افزایش حق انتخاب مردم در بین شرکتهای ارائه دهنده کالا و خدمات بصورت های آفلاین و آنلاین، لزوم استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت مشتری و فروش از اهمیت ویژه ای در بین مدیران ارشد برخوردار شده است. این سیستمها ضمن ایجاد پرونده مشتریان، ثبت نیاز و سوابق آنها، میتوانند ابزاری بسیار مناسب و کارامدی در تحلیل و تصمیم گیری های فروش، جذب، ارتباط موثر و حفظ مشتری و همچنین توسعه بازار باشند.
بسیاری از کسب و کارها در کشورهای توسعه یافته در اولین اقدامات خود پس از تاسیس شرکت یا شروع آن، اقدام به تهیه این دسته از ابزار و نرم افزارهای نوین می نمایند. حتی ما در سالهای اخیر نیز شاهد رشد استفاده از این ابزارها توسط شرکتهای ایرانی نیز بوده ایم. و جالب است که بواسطه رشد تقاضا، شرکتهای خدمات دهنده نرم افزاری رشد کرده اند.
چرا باید به داشتن یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری فکر کنیم؟
برخی از این نرم افزارها عبارتند از :
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان CRM ، اتوماسیون اداری، نرم افزارهای ایمیل انبوه،نرم افزارهای تعاملی مانند Skype، WhatsApp ، آرشیو و مدیریت مستندات، مدیریت فرآیندهای سازمانی، پورتال های سازمانی، داشبوردهای مدیریتی، پلتفرمهای آموزشی آنلاین، نرم افزارهای مالی و حسابداری، نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی ERP
اما در مورد فعالیت های بازاریابی و فروش چه کاری می توانیم در زمان دورکاری انجام دهیم:
یکی از نرم افزارهای مناسب برای انجام این دست از فعالیت ها، نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان است که بواسطه آن شما می توانید از وضعیت کمپین های بازاریابی، پرونده مشتریان، وضعیت فرصت های فروش، میزان فعالیتهای پرسنل و کلیه فرآیند های واحد فروش و بازاریابی خود به کمک داشبوردها و گزارش های مدیریتی مطلع شده و همچنین با توجه به ساختار تحت وب بودن آنها بستر مناسب را برای کارمندان و مدیران خود خارج از محل کار نیز فراهم نمایید.
آیا با نرم افزار CRM می توانیم میزان بهره‌وری سازمان را ۱۰۰ درصد افزایش دهیم؟
قطعا جواب ۱۰۰ درصد خیر است. ما همچنین به ابزارهایی مانند تلفن، تلفن همراه سازمانی، بسترهایی مانند VOIP، نرم افزارهای ایمیل مارکتینگ، اکسچنج و نرم افزارهایی دیگری که انجام کارها را برای کارمندان آسان تر نمایند، نیاز داریم.
آیا برای ایجاد این زیرساخت ها بایست هزینه های زیادی بپردازیم؟ در این شرایط توجیه اقتصادی ندارد؟
اول اینکه، اگر صادقانه بخواهم پاسخگو این سوال باشم. باید بگوییم که هرگاه شما هزینه ای منطقی و به درستی صرف زیرساخت های اساسی خود انجام دهید، ضرر نکرده اید. لذا باید آن را به شکل یک سرمایه گذاری و افزایش دارایی های خود ببینید.
دوماً، شما برای شروع کافیست فقط یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM تهیه نمایید. سایر نرم افزارهای مورد نیاز را به فراخور نیاز و توسعه کسب و کارتان تهیه نمایید.
سوال مهمی که اینجا مطرح می باشد، که این نرم افزارها چه میزان تاثیر گذار هستند؟
همواره ما در تمام دوره ها و جلسات خود به این مطلب اشاره کرده ایم. که نرم افزارها، اجزای یک سیستم کارآمد و اثربخش می باشند و تقریبا ۳۰ درصد از کل میباشند!!!
۷۰ درصد بقیه اجزای سیستم چه چیزهایی می باشند؟
همانطور که در ابتدا مقاله عوامل تاثیر گزار بر روی بهره‌وری اشاره شد. فرآیندها و افرادی نقش بسیار کلیدی در افزایش بهره‌وری یک سیستم کارآمد و اثر بخش نقش دارند. و می بایست در سازمان شما این فرآیندها بدرستی طراحی شوند و افراد بخوبی آموزشهای لازم را دریافت کنند.
آیا می توان نتیجه گرفت که کسب و کارها، بدون این ابزار و نرم افزارها می توانند ادامه حیات داشته باشند؟
خیر، ادامه حیات بسیار از کسب و کارها وابسته بسیار شدید به این دسته از سیستم های اطلاعات مدیریت است. سیستم مدیریت ارتباط مشتری CRM یا سایر نرم افزارهای اطلاعاتی جامع دیگر مانند ERP از این دسته می باشند. امروزه در دنیای رقابت شرکت ها بدنبال یکپارجه سازی اطلاعات، استفاده مناسب و تحلیل کارآمد از اطلاعات گردآوری شده جهت اخذ تصمیم های استراتژیک و کاربردی می باشند. و بدون داشتن یک سیستم نرم افزاری مناسب عملا این مهم میسر نخواهد شد.
چطور می توانیم برای دورکاری یک نرم افزار CRM مناسب تهیه نماییم؟
مجموعه ما با هدف استقرار و آموزش نرم افزارهای ارتباط با مشتریان شکل گرفته است. و ما این نرم افزارها را نیز معرفی کرده ایم. یکی از نرم افزارهای مهم و کاربردی که در دنیای تجارت امروزی مطرح است، نرم افزار مایکروسافت داینامیک CRM می باشد. که اطلاعات جامعی را در خصوص آن در مقاله اتوماسیون فروش و قابلیت های مایکروسافت CRM ارائه کرده ایم. همچنین برای کسب و کارهای کوچک و یا استارت آپ ها نرم افزار تحت وب دیدار را نیز معرفی شده است. که بصورت رایگان برای ۱۵ روز قابلیت نصب و راه اندازی دارد.
کدام یک از نرم افزارها مناسب تر می باشد؟
هر دو نرم افزار ، دارای قابلیت های خوبی هستند. نرم افزار دیدار روی فرآیندهای فروش تمرکز دارد. دارای محیط گرافیکی جذاب می باشد. اما قابلیت توسعه ندارد و شما نمی توانید جریان کار و اتوماتیک سازی فرآیند ایجاد نمایید. نرم افزار مایکروسافت بر اساس فعالیت های بازاریابی، فروش و خدمات طراحی شده است. و یک پلتفرم قابل توسعه می باشد و با کلیه نرم افزارهای شرکت Microsoft قابلیت همگام سازی دارد.
اما واقعا بستگی به شما، کسب و کارتان و برنامه های آتی و توسعه ای شما دارد. در مقاله ‘’ کدام نرم افزار CRM انتخاب درستی است؟’’ به شرح این موضوع پرداخته ایم.
آموزش کدام یک سخت تر است؟
مجموعه کاریز سی آر ام همواره در کنار شما خواهد بود تا شما تجربه خوب و راحتی را از کار با هریک از نرم افزارها تجربه کنید و به جمع مشتریان خوشحال ما بپیوندید.
شما برای تماس با مجموعه ما و ارتباط با کارشناسان می توانید از طریق سایت اقدام نمایید. و یا با تکمیل فرم درخواست مشاوره با ما در ارتباط باشید. سایر کانالهای ارتباطی ما اینستاگرام، لینکداین و یا تلگرام می باشد.
رازموفقیت ما، موفقیت شما می باشد.